Actualización de la base de datos de clientes : Cumpla estas 5 reglas.

Con el tiempo, la limpieza y actualización de las bases de datos de clientes se convierte en un proceso imprescindible. Descuidarlas no sólo favorece la acumulación de información duplicada y obsoleta, sino que también dificulta su enfoque de marketing. Una base de datos fiable y actualizada periódicamente es una de las claves para el desarrollo del negocio de una empresa.

La ausencia de actualización de la base de datos de clientes: un recordatorio de los riesgos.

Debido al atraso de las empresas a la hora de procesar los datos de los clientes, bien porque no disponen de los recursos materiales y humanos necesarios, bien porque sus soluciones son inadecuadas, los directivos descuidan la limpieza y actualización de las bases de datos de clientes.

Desgraciadamente, este planteamiento de no actualizar su departamento de recogida y tratamiento de datos es poco relevante y plantea varios riesgos:

  • Pesar los datos : Costes de almacenamiento elevados, tiempos de acceso a los datos más largos…
  • Presencia de duplicados, errores y homónimos
  • Incorrección en los KPI (Indicadores Clave de Rendimiento), lo que puede llevar a una toma de decisiones inadecuada.

Cómo limpiar y actualizar los datos de los clientes

Limpiar y actualizar la base de datos de los clientes es beneficioso para tu negocio, pero también para tus clientes. Estos ejercicios garantizarán la buena acogida de tus acciones de marketing y te permitirán cortar las comunicaciones a los clientes o prospectos con los que ya no puedes contactar.

Aquí tienes las 5 reglas a seguir para limpiar y actualizar la base de datos de clientes:

Regla 1: centralizar los datos

Para beneficiarte de una base de datos relevante y actualizada, es importante centralizar y organizar los datos de la empresa. Si quieres impulsar las ventas y optimizar la fidelidad de los clientes, la colaboración es imprescindible.

Dado que los servicios son interdependientes, la información de los clientes debe ser compartida y accesible para todos los empleados.

Para ello, puedes recurrir a un CRM o utilizar herramientas colaborativas online como Google Sheet. Estas deben ser las únicas directrices de la empresa. Cuanto más se enriquezcan, más eficientes serán todos los servicios.

Además, la correcta estructuración de los datos es un punto que no hay que descuidar. Debe tener una política clara para compartir información en su base de datos. Esto garantizará la relevancia de los datos de los clientes.

Regla 2: Identificar los datos erróneos

El objetivo es detectar la información que ya no es valiosa o que contamina tu base de datos: cambio de direcciones de correo electrónico, cambio de dirección postal, cambio de número…

A continuación se procede a la actualización de los datos una vez identificados los errores.

Regla 3: Caza de duplicados

La caza de duplicados es esencial para estandarizar tus datos, con el fin de clarificarlos. A primera vista, esto puede ser un poco una carrera de obstáculos. Sin embargo, si centralizas tus datos en un único documento, la deduplicación de datos será más fácil.

Regla 4: Optimiza la información sobre los mejores clientes

La base de clientes es el mayor activo de tu negocio. De ahí el interés por enriquecer los datos de los mejores clientes para aplicar estrategias comerciales adecuadas. Para ello, debes establecer una vigilancia basada en datos accesibles (redes sociales, información pública…).

Regla 5: No dudes en borrar

Actualizar la base de datos de clientes también implica borrar la información obsoleta. ¿Qué sentido tiene conservar los datos de los clientes potenciales con los que no se ha interactuado en años? ¿Qué sentido tiene guardar información sobre personas que no encajan en tu buyer persona? No dudes en eliminar los contactos irrelevantes.

Regla 6: Haz copias de seguridad regularmente

Problemas de ciberataques, malos manejos… nadie es inmune a la pérdida de datos. Muchas empresas no piensan en hacer copias de seguridad periódicas de su base de datos. Desgraciadamente, a menudo pensamos en ello cuando ya es demasiado tarde. De ahí la importancia de hacer una copia de seguridad de la base de datos con regularidad. La mejor solución sigue siendo el almacenamiento de las copias de seguridad en una caja fuerte digital desconectada.

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Seguimiento óptimo de las ventas, orientación y segmentación eficaz de los clientes, operaciones de marketing eficientes… las ventajas de contar con una base de datos relevante son numerosas.

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