Informe de gastos desmaterializado: ¿cuáles son las ventajas?

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La gestión de los gastos es, sin duda, uno de los procesos que más tiempo consume en las empresas, que a menudo se convierte en una pesadilla y moviliza varios recursos. Por ello, es imprescindible optimizar y agilizar esta tarea que invade el día a día de su empresa. Hoy en día, existen soluciones automatizadas que pueden optimizar este proceso. Descubra a continuación las ventajas del informe de gastos desmaterializado!

Informe de gastos desmaterializado: ¿por qué es absolutamente necesario utilizar una solución dedicada?

Cualquier empresa se ve abocada a incurrir en gastos para garantizar la continuidad de su actividad y sus procesos de negocio. A menudo, son los empleados los que incurren en gastos con cargo a sus presupuestos personales, y la empresa está obligada a reembolsarles los importes incurridos. Sin embargo, este proceso suele ser complejo y muy costoso para la empresa.

De hecho, resulta que la gestión de los informes de gastos contiene costes ocultos mucho mayores. La mayoría de las empresas consideran que el único coste de los informes de gastos, es el importe gastado por sus empleados, y que deben ser reembolsados, y no tienen en cuenta el resto de costes que no afectan directamente a la tesorería.

La gestión ineficiente de los informes de gastos provoca una enorme pérdida económica para las empresas. También representa una pérdida de tiempo, un alto riesgo de fraude y un IVA incorrectamente recuperado. El archivo físico de los recibos también genera un enorme riesgo de resarcimiento por parte de la Urssaf Y todo esto sólo puede disminuir el rendimiento de la empresa en su actividad principal.

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Hoy en día, cada vez más empresas apuestan por una solución dedicada a la gestión de los informes de gastos para desmaterializar este proceso que consume tiempo.

Una solución inteligente de gestión de informes de gastos resulta ser la mejor alternativa para reducir estos costes y ahorrar tiempo a la empresa, y ello transformando varios pasos de este proceso para automatizarlo.

Descubra a continuación las ventajas del informe de gastos desmaterializado.

Una fuente de ahorro para la empresa

Según un estudio realizado por HRS y la fundación GBTA, la tramitación de un informe de gastos cuesta a la empresa 53 euros, el equivalente a 20 minutos de tiempo de un empleado. Además, una media de 1 de cada 5 informes de gastos contiene un error que, en consecuencia, supone una pérdida adicional de 48 euros, el equivalente a 18 minutos.

En consecuencia, desmaterializar todo el proceso mediante la implantación de una solución de gestión de informes de gastos representa una importante fuente de ahorro para su empresa.

¿Cómo puede la desmaterialización evitar que una empresa pierda tanto dinero?

Aquí tienes los pasos para la gestión manual de gastos y recibos:

  • Introducción manual en Excel
  • Transmisión del informe de gastos para su validación a los distintos departamentos de control
  • Comprobación de los gastos de acuerdo con la política de reembolso establecida
  • Cambio de errores y descuadres
  • Archivo en papel de los recibos
  • Todo este proceso manual requiere mucho tiempo, es lento y también muy caro. Por eso se hace necesario adoptar un software de gestión de informes de gastos para optimizar y automatizar todo este proceso.

    Un considerable ahorro de tiempo para la empresa

    Es un hecho, la gestión manual de los informes de gastos implica una considerable pérdida de tiempo y esto, en cada paso del proceso. El informe de gastos desmaterializado reduce el tiempo dedicado a este proceso a todos los niveles: desde la fase de creación hasta la transmisión de los gastos, todos los pasos se optimizan y requieren poca intervención.

    Al adoptar la desmaterialización, el equipo financiero ya no pierde tiempo en el control de los gastos: no se requiere una doble comprobación, se evitan los errores, las pérdidas así como los intentos de fraude gracias a la centralización de los datos y la automatización de la entrada. El trabajo del departamento de contabilidad también se simplifica: es posible exportar los datos y reintegrarlos directamente en el software de producción contable, evitando así la doble introducción de datos.

    Gestión de gastos más sencilla

    Gracias a una solución de desmaterialización de los informes de gastos, los distintos departamentos implicados en el control de gastos pueden ahora acceder fácilmente a los distintos gastos realizados.

    Una solución de informes de gastos automatizados le permite centralizar todos los datos importantes relacionados con los gastos de la empresa, y debe utilizarlos para ayudarle a mejorar el cumplimiento de los gastos que reembolsa. Detecciones de duplicados, controles automatizados de la política de gastos, módulo de análisis comparativo de BI entre empleados, unidades, entidades, tratamiento automático del IVA recuperable: son sólo algunas de las funcionalidades que ofrece una solución como Expensya.

    Una solución en la nube también permite estudiar de cerca las diferentes partidas de gastos y optimizar los presupuestos reservados para los gastos de la empresa. También es posible implementar nuevas reglas de gasto, o negociar ofertas con determinados proveedores.

    Flujo de validación más sencillo

    Una solución de gestión de informes de gastos automatizada se adapta a los procesos de su empresa permitiendo gestionar su flujo de validación en la Nube y facilitando así, la transmisión de los gastos de sus empleados, su validación y su integración en la contabilidad. Pero como cada empresa tiene sus propios procesos, comprueba hasta qué punto puedes configurar sus flujos de validación (por jerarquía… por proyecto… por importe…) y el número de niveles de validación que puedes establecer.

    De esta forma, los validadores reciben una notificación automática en cuanto se les envía un informe de gastos para su validación. Esto les da más visibilidad sobre los gastos de sus empleados, reduce el tiempo dedicado a la aprobación y acabará con los retrasos en los reembolsos que suelen alargarse con la gestión tradicional de los informes de gastos.

    Un almacenamiento digital legal y seguro

    El decreto del 22 de marzo de 2017 ha cambiado las reglas del juego en cuanto al archivo de recibos en papel y marca la entrada en vigor del archivo digital con valor probatorio. De hecho, esta nueva ley estipula que el archivo en papel ya no es obligatorio, y ahora se permite el almacenamiento de los recibos de gastos en formato digital. Así, todos los recibos en papel digitalizados a través de una solución que cumpla las normas tienen valor probatorio y conservan el mismo valor legal de los recibos en papel.

    El archivo desmaterializado de los recibos garantiza la durabilidad de los mismos y reduce los riesgos de alteración y pérdida. De hecho, la empresa ya no está obligada a realizar un archivo físico, y almacena sus recibos en un servidor electrónico.

    A fin de cuentas, desmaterializar este proceso que tanto tiempo consume y que representa una tarea sin valor añadido para todos los empleados, puede ser la mejor alternativa.

    Una solución para desmaterializar el informe de gastos facilita la gestión de los gastos y los presupuestos de cada departamento, simplifica la transferencia y la validación, acelera el reembolso y, por último, protege el medio ambiente al limitar el uso del papel.

    ¡No dude en probar la solución Expensya de forma gratuita durante 30 días sin ningún compromiso y descubra la gestión desmaterializada de los informes de gastos!

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