Nota spese dematerializzata: quali sono i vantaggi?

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La gestione delle spese è senza dubbio uno dei processi più dispendiosi in termini di tempo negli affari, che spesso si trasforma in un incubo e mobilita diverse risorse. È quindi imperativo ottimizzare e snellire questo compito che invade la vita quotidiana della vostra azienda. Oggi, ci sono soluzioni automatizzate che possono ottimizzare questo processo. Scopri di seguito i vantaggi della nota spese dematerializzata!

Segnalazione spese dematerializzata: perché è assolutamente necessario utilizzare una soluzione dedicata?

Ogni azienda è portata a sostenere delle spese per garantire la continuità della sua attività e dei suoi processi aziendali. Spesso, sono i dipendenti che sostengono spese dal loro budget personale, e l’azienda è tenuta a rimborsarli per gli importi sostenuti. Tuttavia, questo processo è spesso complesso e molto costoso per l’azienda.

In effetti, si scopre che la gestione delle note spese contiene costi nascosti molto più grandi. La maggior parte delle aziende considerano che l’unico costo delle note spese, è l’importo speso dai suoi dipendenti, e che devono essere rimborsati, e non prendono in considerazione altri costi che non influiscono direttamente sul flusso di cassa.

La gestione inefficace delle note spese crea una perdita economica enorme per le aziende. Rappresenta anche una perdita di tempo, un alto rischio di frode e un recupero errato dell’IVA. L’archiviazione fisica delle ricevute genera anche un enorme rischio di ricorso da parte della Urssaf E tutto questo non può che diminuire le prestazioni dell’azienda nel suo core business.

Leggi anche | I costi di una gestione inefficiente delle note spese

Oggi, sempre più aziende optano per una soluzione dedicata alla gestione delle note spese per smaterializzare questo processo che richiede tempo.

Una soluzione di gestione intelligente delle note spese si dimostra la migliore alternativa per ridurre questi costi e risparmiare tempo per l’azienda, e questo trasformando diversi passi di questo processo per automatizzarlo.

Scopri di seguito i vantaggi della nota spese dematerializzata.

Una fonte di risparmio per l’azienda

Secondo uno studio condotto da HRS e dalla fondazione GBTA, l’elaborazione di una nota spese costa all’azienda 53 euro, l’equivalente di 20 minuti del tempo di un dipendente. Inoltre, in media 1 nota spese su 5 contiene un errore che di conseguenza si traduce in una perdita aggiuntiva di 48 euro, l’equivalente di 18 minuti.

Di conseguenza, dematerializzare l’intero processo attraverso l’implementazione di una soluzione di gestione delle note spese rappresenta una significativa fonte di risparmio per la vostra azienda.

Come può la dematerializzazione evitare che un’azienda perda così tanto denaro?

Ecco i passi per la gestione manuale delle spese e delle ricevute:

  • Inserimento manuale su Excel
  • Trasmissione della nota spese per la convalida ai vari dipartimenti di controllo
  • Controllo delle spese secondo la politica di rimborso stabilita
  • Cambio di errori e sviste
  • Archiviazione cartacea delle ricevute

Tutto questo processo manuale è lungo, dispendioso in termini di tempo e anche molto costoso. Ecco perché diventa necessario adottare un software di gestione delle note spese per ottimizzare e automatizzare l’intero processo.

Un notevole risparmio di tempo per l’azienda

È un fatto, la gestione manuale delle note spese implica una notevole perdita di tempo e questo, in ogni fase del processo. La nota spese dematerializzata riduce il tempo dedicato a questo processo a tutti i livelli: dalla fase di creazione alla trasmissione delle spese, tutti i passaggi sono ottimizzati e richiedono pochi interventi.

Adottando la dematerializzazione, il team finanziario non perde più tempo nel controllo delle spese: non è necessario un doppio controllo, si evitano errori, perdite e tentativi di frode grazie alla centralizzazione dei dati e all’automazione dell’input. Anche il lavoro del reparto contabile è semplificato: è possibile esportare i dati e reintegrarli direttamente nel software di produzione contabile, evitando così il doppio inserimento dei dati.

Gestione delle spese più semplice

Grazie a una soluzione di dematerializzazione delle note spese, i vari reparti coinvolti nel controllo delle spese possono ora accedere facilmente alle varie spese sostenute.

Una soluzione automatizzata per le note spese permette di centralizzare tutti i dati importanti relativi alle spese aziendali, e dovrebbe utilizzarli per aiutarvi a migliorare la conformità delle spese che rimborsate. Rilevazioni di duplicati, controlli automatici delle politiche di spesa, modulo di analisi comparativa BI tra dipendenti, unità, entità, elaborazione automatica dell’IVA recuperabile: queste sono solo alcune delle caratteristiche che offre una soluzione come Expensya.

Una soluzione basata sul cloud permette anche di studiare da vicino le diverse voci di spesa e ottimizzare i budget riservati alle spese aziendali. È anche possibile implementare nuove regole di spesa, o negoziare offerte con certi fornitori.

Flusso di convalida più semplice

Una soluzione di gestione automatizzata delle note spese si adatta ai processi della tua azienda permettendoti di gestire il tuo flusso di convalida nel Cloud e quindi facilitare, la trasmissione delle spese dei tuoi dipendenti, la loro convalida e la loro integrazione nella contabilità. Ma siccome ogni azienda ha i suoi processi, controlla quanto puoi configurare i suoi flussi di convalida (per gerarchia? per progetto? per importo?) e il numero di livelli di convalida che puoi impostare.

In questo modo, i validatori sono automaticamente avvisati non appena una nota spese è stata inviata a loro per la convalida. Questo dà loro più visibilità sulle spese dei loro dipendenti, riduce il tempo speso per l’approvazione e metterà fine ai ritardi nei rimborsi che tendono a trascinarsi con la gestione tradizionale delle note spese.

Una conservazione digitale legale e sicura

Il decreto del 22 marzo 2017 ha cambiato il gioco in termini di archiviazione delle ricevute cartacee e segna l’entrata in vigore dell’archiviazione digitale con valore probatorio. Infatti, questa nuova legge stabilisce che l’archiviazione cartacea non è più obbligatoria, e la conservazione delle ricevute delle spese in formato digitale è ora consentita. Così, tutte le ricevute cartacee digitalizzate attraverso una soluzione che soddisfa gli standard hanno valore probatorio e conservano lo stesso valore legale delle ricevute cartacee.

L’archiviazione dematerializzata delle ricevute assicura la durata delle ricevute e riduce i rischi di alterazione e perdita. Infatti, l’azienda non è più tenuta ad effettuare l’archiviazione fisica, e conserva le sue ricevute in un server elettronico.

Alla fine della giornata, dematerializzare questo processo che richiede tanto tempo e rappresenta un compito senza valore aggiunto per tutti i dipendenti, può essere la migliore alternativa.

Una soluzione per dematerializzare la nota spese facilita la gestione delle spese e dei budget di ogni dipartimento, semplifica il trasferimento e la convalida, accelera il rimborso e infine protegge l’ambiente limitando l’uso della carta.

Non esitare a provare la soluzione Expensya gratuitamente per 30 giorni senza alcun impegno e scoprire la gestione dematerializzata delle note spese!

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