Outlook: aggiungere un calendario condiviso

Forse non lo sapevate, ma è possibile aggiungere tutti i calendari che volete in Outlook. Tra gli usi che puoi farne, ecco un suggerimento molto utile: creare un calendario per gestire le vacanze e le assenze del tuo reparto! Combinato con una vista cronologica o Timeline, si ottiene un vero e proprio strumento di pianificazione…

  • Inizia attivando il Calendario;

crea un nuovo calendario - aggiungi un nuovo calendario

  • Nell’area di sinistra, clicca con il tasto destro su Calendario o premi Ctrl Shift E ;
  • Nella prossima finestra di dialogo, scrivi Service Leave nel campo Name
  • Poi scegli una posizione per il tuo nuovo calendario. Se la tua azienda è in rete, dovresti avere l’opzione di selezionare Cartelle pubbliche. In caso contrario, puoi scegliere di condividere manualmente il tuo calendario in seguito. Validate.

Il tuo programma è ora creato. Non resta che assegnargli un tipo di visualizzazione (raccomando la visualizzazione cronologica o Timeline, già menzionata sopra), inserire le vacanze e concedere i permessi di accesso.

Condivisione del calendario (con un server Exchange)

Hai creato il tuo nuovo calendario, ma idealmente anche i membri del tuo team dovrebbero essere in grado di vederlo. Se la tua azienda ha un server Exchange:

  • Posizionati sul tuo nuovo calendario di squadra;
  • clicca con il tasto destro del mouse e seleziona Proprietà;
  • Seleziona l’opzione Condividi, poi Condividi calendario;
  • Posizionati sulla scheda Autorizzazioni di accesso;
  • Controlla che il tuo nome appaia come Proprietario.
  • Se no, clicca sul pulsante Aggiungi, seleziona il tuo nome e convalida. Nella finestra di dialogo precedente e nell’elenco a discesa Ruolo, seleziona Proprietario.

Permessi di accesso

Ora aggiungerai nomi di utenti il cui unico permesso è quello di visualizzare il calendario.

  • Clicca sul pulsante Add;
  • Seleziona la mailing list (nel mio esempio All) o i auto nomi delle persone autorizzate a visualizzare il calendario e convalida;
  • Nella finestra di dialogo Proprietà, scheda Autorizzazione di accesso, individua l’elenco a discesa Ruolo e seleziona Lettore
  • controlla che siano selezionate solo le caselle Leggi elementi e Cartella visibile.
  • Similmente, le impostazioni Edit Items e Delete Items dovrebbero essere entrambe impostate su None.

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