Planisware | Gestione dei rischi: come preparare meglio i vostri progetti?


Capire come funziona la gestione del rischio

Ogni progetto è soggetto a incertezze che impediscono lo svolgimento delle azioni, le ritardano o rallentano il processo decisionale. Queste incertezze sono chiamate rischi.
Sono calcolati dalla probabilità che l’evento si trasformi in un problema e il loro impatto diretto.

Molti fattori devono essere identificati per analizzare i rischi, tra cui:

  • L’evento: cosa potrebbe accadere?
  • La probabilità: quanto è probabile che accada?
  • L’impatto: quanto è grave se accade?
  • La mitigazione o attenuazione: come si può ridurre la probabilità che accada?
  • La contingenza o contingenza: come si può ridurre l’impatto?

Il risultato ottenuto dall’analisi di quanto sopra è quello che viene chiamato esposizione. Questa è la quantità di rischio che non si può evitare. L’esposizione sarà anche definita come la minaccia o la gravità causata da questi rischi, e il loro impatto sullo svolgimento dei vostri progetti. L’esposizione è calcolata per aiutare a determinare se il progetto o il compito proposto debba procedere. Aiuta anche la gestione ad anticipare eventuali problemi che potrebbero interferire con il buon funzionamento del progetto.

Puoi usare questi elementi per determinare se il rischio di implementare un’alternativa è più alto o più basso del rischio di non fare un cambiamento. Se decidete di procedere (a volte non c’è scelta), la vostra esposizione diventa ciò che si chiama un “rischio assunto”.

Fate partecipare il team del progetto

Il brainstorming all’interno del team del progetto promuove la discussione e assicura che non si perdano fattori che devono essere considerati.
Fate incontrare diverse persone familiari con il progetto e fate loro domande su cosa potrebbe succedere, come prevenirlo e cosa fare se succede. Prendete molti appunti! Avrete bisogno di questo prezioso aiuto molte volte nei passi seguenti. Cerca di mantenere una mente aperta sulle idee, ma mantieni il controllo durante la sessione.

Ordina e classifica tutti i rischi

Prima di tutto, elimina i rischi improbabili. Un’inversione dei poli, la caduta di un meteorite o un’invasione aliena non sono rischi realistici! E poi, non c’è niente che si possa fare per mitigare il loro impatto in ogni caso…

Come secondo passo, è essenziale elencare tutti gli elementi di rischio identificati. Non c’è bisogno di metterli in ordine a questo punto. Basta elencarli uno per uno e poi classificarli dal più alto al più basso.

Identificare le conseguenze di ogni rischio

Dalla sessione di brainstorming è venuta una lista completa di rischi, classificati dal più alto al più basso. Analizzare questa lista ci permette di sapere cosa accadrebbe se questi si materializzassero. Ogni rischio è associato a un impatto diretto o indiretto, finanziario, materiale, umano o altro. Sii il più specifico possibile, soprattutto in termini di ritardi nelle scadenze o di costi aggiuntivi generati da un rischio finanziario.

Sviluppa strategie di mitigazione

Identificare gli impatti generati da ogni rischio ti permette di attuare piani di emergenza. Questi piani di mitigazione o di attenuazione dei rischi sono destinati a ridurre la probabilità della loro materializzazione o le conseguenze che potrebbero causare se si verificassero.
Purtroppo queste strategie di mitigazione si applicano solo ai rischi bassi o moderati. Potete effettivamente mitigare gli elementi a basso impatto spostando la programmazione dei compiti. Per esempio, se il rischio comporta un ritardo in un compito specifico (rischio 4), puoi mitigare quel rischio programmandolo all’inizio del progetto.

Sviluppare piani di emergenza

La strategia di emergenza, o piano di emergenza, è per i rischi forti, gli unici che potrebbero portare alla morte del progetto. Questi piani sono costruiti per cercare di ridurre i loro impatti se si verificano, ma soprattutto per trovare alternative ai compiti interessati. Per esempio, se i componenti dell’edificio non sono arrivati in tempo, potresti dover utilizzare le parti esistenti in attesa della loro consegna.

Analizzare l’efficacia delle strategie messe in atto

Quanti rischi hanno potuto essere controllati? La probabilità e l’impatto sono stati ridotti?
Rispondere a questa domanda vi permetterà di valutare se le vostre strategie di mitigazione e i piani di emergenza sono affidabili, in modo da poterli attuare direttamente quando dovrete gestire un progetto simile. Analizzare i risultati di tutti i tuoi sforzi precedenti ti farà risparmiare un sacco di tempo! Questo si chiama capitalizzazione dell’esperienza.

Monitorare i rischi

La fase di monitoraggio dei rischi durante tutto il progetto è PRIMARIA! Fornisce l’opportunità di chiudere certi rischi quando l’esposizione è diminuita a un livello accettabile o il rischio non esiste più, ma soprattutto facilita il processo decisionale e la reattività. Per esempio, quando sembra che le misure di mitigazione potrebbero non essere risolutive e sarebbe prudente pianificare misure di emergenza che non sarebbero state sviluppate durante la fase di pianificazione, questa fase di monitoraggio vi permetterà di reagire molto rapidamente e quindi forse salvare il vostro progetto!

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