Progetto, attività o evento, la stessa base per il loro successo: il triangolo d’oro della gestione! – Euristica

Organizzare un evento, un progetto, un’attività e persino una cena tra amici è come una partita sportiva: comporta un turbinio di azioni e di giocatori che devono essere ben diretti e coordinati per offrire uno spettacolo di qualità, esilarante e memorabile agli spettatori.

Un evento o un’attività è un’avventura creativa, vivace, innovativa. Quando si tratta di organizzare, spesso immaginiamo di dover reinventare la ruota, ma è proprio il contrario! Qui a ÉTS, una moltitudine di strumenti sono a vostra disposizione per darvi una panoramica completa del vostro progetto, il controllo organizzativo e per mantenere la vostra organizzazione in pista con la vostra intenzione originale.

Il successo di un evento si basa sul Triangolo d’Oro del project management.

Organizzare un evento, un progetto, un’attività e persino una cena tra amici è come una partita di sport: comporta un turbinio di azioni e di giocatori che devono essere ben diretti e coordinati per offrire uno spettacolo di qualità, esilarante e memorabile agli spettatori.

Un evento o un’attività è un’avventura creativa, vivace e innovativa. Quando si tratta di organizzare, spesso immaginiamo di dover reinventare la ruota, ma è proprio il contrario! Qui a ÉTS, una moltitudine di strumenti sono a vostra disposizione per darvi una panoramica completa del vostro progetto, il controllo organizzativo e per mantenere la vostra organizzazione in pista con la vostra intenzione originale.

Il successo di un evento si basa sul Triangolo d’Oro del project management.

Come in qualsiasi altro project management, nella gestione degli eventi la regola del triangolo d’oro consiste nel trovare un equilibrio tra i tre elementi, ma il minimo indispensabile è avere due dei tre punti da cui partire quando si pianifica l’evento, vorrà dire lavorare un po’ di più per trovare con successo il terzo!

Progettare le azioni secondo il Triangolo d’Oro vi permetterà di suscitare idee e:

  • Creare le attività del vostro evento;
  • Determinare le risorse umane;
  • Determinare le risorse materiali;
  • Determinare le risorse finanziarie;
  • Pianificare le commissioni: Condivisione di aree e responsabilità;
  • Sviluppare un programma di operazioni e i loro mezzi di controllo;
  • Sviluppare gli strumenti per gestire le priorità di completamento dei compiti.

Preparare, pilotare, progredire!

La dimensione di un progetto non ha niente a che vedere con la sua importanza, e il suo successo richiede una gestione del progetto, indipendentemente dalla sua portata. Bisogna sedersi e pianificare COME e QUANDO le operazioni che portano al successo dell’evento avranno luogo. Il metodo 3P: Prepare, Pilot, Progress, sviluppato da Hugues Marchat¹, è semplice, efficace, adattato e adattabile alla gestione degli eventi.

Nuovi meccanismi per sostenervi e realizzare i vostri eventi studenteschi a ÉTS

Più di 900 eventi sono realizzati ogni anno a ÉTS, tanto dai membri della comunità universitaria della Scuola quanto da persone esterne che affittano i nostri locali. È diventato necessario fornire un quadro preciso per l’organizzazione di eventi per garantire il buon funzionamento delle attività della Scuola così come il successo degli eventi.

Per aiutare e facilitare il compito delle risorse ÉTS che sostengono gli studenti nei loro sforzi, sono stati istituiti meccanismi interni con il solo scopo di “fare meglio” con le risorse attuali per soddisfare l’aumento delle richieste di eventi nel campus.

Il modulo di richiesta di autorizzazione per organizzare un’attività studentesca (www.etsmtl.ca/projets-evene…) è ora il primo passo da fare quando si organizza un evento presso ÉTS. Per attività studentesca, ÉTS intende qualsiasi attività di club, gruppi o comitati studenteschi accreditati da ÉTS, o qualsiasi attività risultante da un’iniziativa di uno studente attuale, che:

  • si svolge in uno degli spazi comuni di ÉTS;
  • richiede i vari servizi di ÉTS;
  • richiede le risorse di ÉTS.

Questa domanda deve essere inviata con le seguenti tempistiche minime per permetterci di fare le richieste di permesso necessarie, se applicabile:

  • Con licenza per liquori o licenza per alimenti: otto settimane
  • Senza licenza per liquori: sei settimane

Il tempo di elaborazione è di dieci giorni lavorativi. L’autorizzazione a svolgere un’attività studentesca è sempre concessa in funzione delle risorse disponibili presso ÉTS e del rispetto dei vari regolamenti in vigore.

In breve, per accedere al modulo di autorizzazione per l’organizzazione di un’attività studentesca, visitare il sito www.etsmtl.ca/projets-evene….

Nota che questa sezione web sarà arricchita con strumenti di gestione degli eventi nei prossimi mesi.

Se desideri maggiori informazioni sulla gestione degli eventi, i Servizi agli Studenti sono qui per aiutarti!

¹ Hugues Marchat. 2010. Le kit du chef de projet, 4a edizione. Groupe Eyrolles, Éditions d’Organisation.

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