Libro de contabilidad, libro diario y libro de facturas

En la página 2, te informé de las obligaciones contables que hay que cumplir, pero como nada es sencillo, si quieres asistencia profesional (que te recomiendo), hay varias formas de buscar apoyo y el tipo de profesional. Así que hay mucho donde elegir, dependiendo de sus medios económicos o de su disponibilidad. La ley apunta a la masa tratando de preverlo todo y siendo a menudo muy rígida en los textos, pero hay una gran diferencia entre la teoría y la práctica.
Disyuntiva corneliana: elegir entre confiar la totalidad de los trámites contables a un profesional con un máximo de gastos o invertir personalmente bajo la égida de un asesor fiscal que intervendrá principalmente en el momento del cierre de sus cuentas para establecer la declaración del IRPF. La 1ª versión está dirigida más a un contable mientras que la 2ª versión está dirigida más al experto fiscal que pondrá «música» a tus cifras cumpliendo con la legislación y aprovechando al máximo las posibilidades legales para reducir tus impuestos.
En mi opinión, la versión del asesor fiscal es la mejor y te explico por qué.
Los contables contabilizan y los asesores fiscales asesoran. Son muchas las consecuencias desastrosas para quienes no han entendido que, en materia de impuestos, un asesor fiscal es primordial y muy rentable.
Es muy fácil llevar «tu» caja de documentos al contable que te la devolverá después de codificarla, a menudo sin entender bien el significado de ciertos documentos y sin haberte llamado por teléfono cuando el contenido de una factura no estaba claro. No se trata de perder tiempo en la codificación de las facturas a tanto alzado, ya que los demás expedientes de los clientes deben procesarse sin demora dentro de los plazos legales del IVA. Sin embargo, es habitual ver facturas demasiado técnicas que sólo tú puedes descifrar correctamente, ejemplos: compra de ComboZ57, dos Dual-028-compact, GZtechnic3, 20 kg de Duralfa15, etc…
Entenderá fácilmente que el «pobre» contable decidirá según su sexto sentido que se trata de bienes o de gastos o de inversión, sin ni siquiera considerar que puede ser mixto (a repartir entre privado y profesional).
Todos estos errores garrafales acumulados sin su conocimiento rebotarán el día «de» la auditoría fiscal frente a un experimentado funcionario de IVA o de contribuciones. Demasiado tarde para las lágrimas o los lamentos y para darse cuenta de que no tiene conocimiento ni seguimiento de su negocio a nivel administrativo y contable. Para el auditor, usted será el único responsable oficial de las cuentas presentadas y del trabajo contable y sin embargo tan caro (+/- 70 euros por hora) para tanta codificación y tan poco asesoramiento.
Rellenar una declaración de IVA cuesta +/- 400 euros de IVA mínimo, son cuatro al año, así que 1.600 euros de ahorro fácil haciendo este trabajo poco complicado usted mismo (si no es la 1ª o 2ª vez por el factor descubrimiento). Si opta por la versión de asesor fiscal (disponible en caso de necesidad y para la elaboración de la cuenta de pérdidas y ganancias para la declaración de la PPI), éste tendrá que apoyarle para dar los primeros pasos. Es relativamente sencillo, basta con unos pocos fundamentos, sólo es cuestión de saber dónde y cómo introducir una transacción y en qué consiste. Además, dedicando un poco de tiempo a tu contabilidad cada semana, este trabajo sigue siendo ligero y te permite seguir tu negocio..
En la página 2, te expliqué que puedes llevar una contabilidad simplificada que represente fielmente todas las operaciones de forma clara y comprensible. Para evitar hacerlo todo manualmente (entradas y cálculos), aprende a manejar la hoja de cálculo Excel. A continuación, verá ejemplos de tablas para crear con fórmulas de cálculo automáticas que le ahorrarán un 60% de su tiempo y evitarán cualquier riesgo de error de cálculo.
En estas tablas, he hecho aparecer voluntariamente los códigos de IVA en las columnas correspondientes en relación con la declaración de IVA a rellenar (cfr. detalles en la página 6). ¿Qué puede ser más sencillo? El total trimestral de la columna n° X de su tabla aparecerá en el n° X de la declaración del IVA. También he reducido el número de columnas a lo esencial, lo que le permite tener una contabilidad legal, correcta y sencilla. Como sus tablas están en formato A4, sólo le quedará pegarlas en sus libros legales.
Si está sujeto al IVA, deberá llevar los siguientes libros:
Libro de anotaciones de facturas, diario de compras o libro de facturas en el que se registren las facturas y abonos de los proveedores por fecha de recepción, asignando un número por orden de recepción, mencionando el proveedor, el importe con y sin IVA.
Ejemplo

Libro de facturas emitidas, libro diario o libro de facturas de venta en el que se listan sus facturas y notas de crédito a los clientes con los mismos detalles requeridos para el diario de compras.
Ejemplo 1 con diferentes tipos de IVA del 0%, 6% y 21%

Ejemplo 2 con un único tipo de IVA del 21%

Libro de caja, diario financiero con ingresos/gastos de caja y libro de bancos con cuentas bancarias o postales. Si tus servicios son facturados, si recibes tus honorarios por transferencia bancaria y pagas tus suministros de la misma manera o mediante tarjeta bancaria, presentar tus extractos bancarios correctamente y conservarlos bien suele ser suficiente para satisfacer a los funcionarios de Hacienda. Al hacerlo, sus extractos bancarios son una prueba de los hechos y corroboran la claridad de las operaciones contables. En este caso, pocos autónomos utilizan un diario financiero y no tienen problemas con Hacienda, de ahí mi referencia a la diferencia entre la teoría y la práctica. Por supuesto, en caso de que vaya a manejar principalmente dinero en efectivo, le recomiendo encarecidamente que lleve un libro de caja.
Ejemplo

Si no está sujeto al IVA
Libro diario y peculiaridad fiscal para la profesión liberal
Sus honorarios se anotarán en el libro diario de una de las 2 formas legales que ofrece la fiscalidad de las profesiones liberales otorgando la posibilidad de declarar los ingresos en su cobro real o, como los autónomos clásicos, en base a los apuntes de honorarios emitidos. Por tanto, para generar beneficios anuales, deberá optar por contabilizarlos bien:
en cuanto haya elaborado y enviado sus notas de honorarios
cuando reciba efectivamente el pago de los honorarios.
Por experiencia, te aconsejo la versión basada en notas de honorarios emitidas que, en función de la anualidad del impuesto, es mucho más sencilla de gestionar o seguir y es adoptada por una mayoría de las profesiones. La elección es legalmente tuya, pero si optas por la otra versión, te recomiendo que prestes el doble de atención a tus escritos contables y ¡sé de lo que hablo!
Ejemplo para una profesión liberal

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