Planisware | Gestión de riesgos: ¿cómo preparar mejor sus proyectos?


Entender cómo funciona la gestión de riesgos

Todo proyecto está sujeto a incertidumbres que impiden que las acciones se lleven a cabo, las retrasan o ralentizan la toma de decisiones. Estas incertidumbres se denominan riesgos.
Se calculan a partir de la probabilidad que tiene el suceso de convertirse en un problema y su impacto directo.

Para analizar los riesgos hay que identificar muchos factores, entre ellos:

  • El suceso: ¿qué puede ocurrir?
  • La probabilidad: ¿qué probabilidad tiene de ocurrir?
  • El impacto: ¿qué tan grave es si ocurre?
  • La mitigación o atenuación: ¿cómo se puede reducir la probabilidad de que ocurra?
  • La contingencia o imprevisto: ¿cómo se puede reducir el impacto?
    • El resultado obtenido del análisis de lo anterior es lo que se llama la exposición. Esta es la cantidad de riesgo que no puede evitar. La exposición también se referirá a la amenaza o la gravedad causada por estos riesgos, y su impacto en la realización de sus proyectos. La exposición se calcula para ayudar a determinar si el proyecto o la tarea propuestos deben seguir adelante. También ayuda a la dirección a anticiparse a cualquier problema que pueda interferir en el buen funcionamiento del proyecto.

      Puede utilizar estos elementos para determinar si el riesgo de aplicar una alternativa es mayor o menor que el riesgo de no realizar un cambio. Si decide seguir adelante (a veces no hay otra opción), su exposición se convierte en lo que se denomina un «riesgo asumido».

      Involucre al equipo del proyecto

      La lluvia de ideas dentro del equipo del proyecto promueve el debate y garantiza que no se pase por alto ningún factor que deba tenerse en cuenta.
      Reúna a varias personas familiarizadas con el proyecto y hágales preguntas sobre lo que podría ocurrir, cómo prevenirlo y qué hacer si ocurre. Toma muchas notas. Necesitará esta valiosa ayuda muchas veces en los siguientes pasos. Intenta mantener una mente abierta sobre las ideas, pero mantén el control durante la sesión.

      Clasifica y clasifica todos los riesgos

      En primer lugar, elimina los riesgos poco probables. Un cambio de polos, la caída de un meteorito o una invasión alienígena no son riesgos realistas. Y entonces, no hay nada que puedas hacer para mitigar su impacto en cualquier caso…

      Como segundo paso, es esencial enumerar todos los elementos de riesgo identificados. No es necesario ponerlos en orden en este momento. Basta con enumerarlos uno a uno y luego ordenarlos de mayor a menor.

      Identificar las consecuencias de cada riesgo

      De la sesión de lluvia de ideas salió una lista completa de riesgos, ordenados de mayor a menor. El análisis de esta lista nos permite saber qué pasaría si se materializan. Cada riesgo está asociado a un impacto directo o indirecto, financiero, material, humano o de otro tipo. Sea lo más específico posible, especialmente en cuanto a los retrasos en los plazos o los costes adicionales generados por un riesgo financiero.

      Desarrolle estrategias de mitigación

      Identificar los impactos generados por cada riesgo le permite implementar planes de contingencia. Estos planes de mitigación o atenuación de riesgos están diseñados para reducir la probabilidad de que se materialicen o las consecuencias que podrían causar en caso de producirse.
      Desgraciadamente, estas estrategias de mitigación sólo se aplican a los riesgos bajos o moderados. De hecho, puede mitigar los elementos de bajo impacto cambiando la programación de las tareas. Por ejemplo, si el riesgo implica un retraso en una tarea específica (riesgo 4), puede mitigar ese riesgo programándolo al principio del proyecto.

      Desarrollar planes de contingencia

      La estrategia de contingencia, o plan de contingencia, es para los riesgos fuertes, los únicos que podrían provocar la muerte del proyecto. Estos planes se construyen para tratar de reducir sus impactos si se producen, pero sobre todo para encontrar alternativas a las tareas afectadas. Por ejemplo, si los componentes de la construcción no llegaron a tiempo, es posible que tenga que utilizar las piezas existentes mientras espera su entrega.

      Analice la eficacia de las estrategias puestas en marcha

      ¿Cuántos riesgos se pudieron controlar? ¿Se redujo la probabilidad y el impacto?
      Responder a esta pregunta le permitirá evaluar si sus estrategias de mitigación y planes de contingencia son fiables, para poder aplicarlos directamente cuando tenga que gestionar un proyecto similar. Analizar los resultados de todos sus esfuerzos anteriores le ahorrará mucho tiempo. A esto se le llama capitalización de la experiencia.

      Monitoriza tus riesgos

      ¡La fase de monitorización de riesgos a lo largo del proyecto es PRIMOR! Proporciona la oportunidad de cerrar ciertos riesgos cuando la exposición ha disminuido a un nivel aceptable o el riesgo ya no existe, pero lo más importante es que facilita la toma de decisiones y la capacidad de respuesta. Por ejemplo, cuando parece que las medidas de mitigación pueden no resultar concluyentes y sería prudente planificar medidas de contingencia que no se hubieran desarrollado durante la fase de planificación, esta fase de seguimiento le permitirá reaccionar muy rápidamente y, por tanto, tal vez salvar su proyecto!

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