Actualização da sua base de dados de clientes : Cumpra estas 5 regras!

O tempo, a limpeza e actualização das bases de dados dos clientes torna-se um processo obrigatório. Negligenciá-los não só promove a acumulação de informação duplicada e obsoleta, mas também dificulta a sua abordagem de marketing. Uma base de dados fiável e regularmente actualizada é uma das chaves para o desenvolvimento do negócio de uma empresa.

Absência de actualização da base de dados de clientes: um lembrete dos riscos.

Por causa do atraso das empresas quando se trata de processamento de dados de clientes, ou porque não dispõem dos recursos materiais e humanos necessários, ou porque as suas soluções são inadequadas, os gestores negligenciam a limpeza e actualização da base de dados de clientes.

Felizmente, esta abordagem de não actualizar o seu departamento de recolha e processamento de dados é pouco relevante e apresenta vários riscos:

  • Pesar os dados : Custos de armazenamento dispendiosos, tempos de acesso aos dados mais longos…
  • presença de duplicados, erros e homónimos

  • Inactidão nos KPIs (Key Performance Indicators), o que pode levar a uma tomada de decisão inadequada.

Como limpar e actualizar os dados dos clientes

A limpeza e actualização da base de dados de clientes é benéfica para o seu negócio, mas também para os seus clientes. Estes exercícios assegurarão que as suas acções de marketing sejam bem recebidas e permitir-lhe-ão cortar as comunicações aos clientes ou potenciais clientes que já não pode contactar.

Aqui estão as 5 regras a seguir para a limpeza e actualização da base de dados de clientes:

Regra 1: centralizar dados

Para beneficiar de uma base de dados relevante e actualizada, é importante centralizar e organizar os dados da empresa. Se quiser impulsionar as vendas e optimizar a lealdade dos clientes, a colaboração é uma obrigação.

Posto que os serviços são interdependentes, a informação dos clientes deve ser partilhada e acessível a todos os funcionários.

Para o fazer, pode recorrer a um CRM ou utilizar ferramentas de colaboração online como o Google Sheet. Estas devem ser as únicas linhas de orientação para a empresa. Quanto mais enriquecidos forem, mais eficientes serão todos os serviços.

Além disso, a estruturação adequada dos dados é um ponto a não descurar. Deve ter uma política clara de partilha de informações na sua base de dados. Isto assegurará a relevância dos dados dos clientes.

Regra 2: Identificar dados errados

O objectivo é detectar informações que já não são valiosas ou que poluem a sua base de dados: mudança de endereços de correio electrónico, mudança de endereço postal, mudança de número…

A seguir à actualização dos dados uma vez identificados os erros.

Regra 3: Caça a duplicados

Caça a duplicados é essencial para normalizar os seus dados, a fim de os clarificar. Na superfície, este pode ser um pouco um percurso de obstáculos. Contudo, se centralizar os seus dados num único documento, a dedução de dados será facilitada.

Regra 4: Optimizar informação sobre os melhores clientes

A base de clientes é o maior trunfo do seu negócio. Daí o interesse em enriquecer os dados sobre os melhores clientes, a fim de implementar estratégias comerciais adequadas. Para o fazer, deve estabelecer um relógio baseado em dados acessíveis (redes sociais, informação pública…).

Regra 5: Não hesite em eliminar

Actualização da base de dados de clientes implica também a eliminação de informações obsoletas. De que serve guardar dados de perspectivas com as quais não interage há anos? Qual é o objectivo de manter informações sobre pessoas que não se encaixam na sua pessoa de comprador? Não hesite em eliminar contactos irrelevantes.

Regra 6: Faça cópias de segurança regularmente

Problemas de ataque cibernético, maltrato… ninguém é imune à perda de dados. Muitas empresas não pensam em fazer backups regulares da sua base de dados. Infelizmente, é muitas vezes quando é demasiado tarde que pensamos nisso. Daí a importância de apoiar a sua base de dados numa base regular. A melhor solução continua a ser o armazenamento de cópias de segurança num cofre digital desligado.

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Monitorização de vendas optimizada, segmentação e segmentação efectiva de clientes, operações de marketing eficientes… as vantagens de ter uma base de dados relevante são numerosas.

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