Planisware | Gestão de risco: como preparar melhor os seus projectos?


Entendendo como funciona a gestão do risco

Todos os projectos estão sujeitos a incertezas que impedem a realização de acções, atrasam-nas, ou atrasam a tomada de decisões. Estas incertezas são chamadas riscos.
São calculadas a partir da probabilidade de o evento ter de se transformar num problema e do seu impacto directo.

br>muitos factores têm de ser identificados para analisar os riscos, incluindo:

  • O evento: o que poderia acontecer?
  • A probabilidade: qual é a probabilidade de acontecer?
  • O impacto: quão mau é se acontecer?
  • A atenuação ou mitigação: como se pode reduzir a probabilidade de acontecer?
  • A contingência ou contingência: como se pode reduzir o impacto?

O resultado obtido a partir da análise do acima referido é o que se chama a exposição. Este é o montante de risco que não se pode evitar. A exposição também será referida como a ameaça ou gravidade causada por estes riscos, e o seu impacto na condução dos seus projectos. A exposição é calculada para ajudar a determinar se o projecto ou tarefa proposta deve prosseguir. Também ajuda a gestão a antecipar quaisquer problemas que possam interferir com o bom funcionamento do projecto.

P>Pode utilizar estes elementos para determinar se o risco de implementar uma alternativa é maior ou menor do que o risco de não fazer uma alteração. Se decidir prosseguir (por vezes não há escolha), a sua exposição torna-se o que se chama um “risco assumido”

Ponha a equipa do projecto envolvida

p>Brainstorming dentro da equipa do projecto promove a discussão e assegura que não faltam factores que precisam de ser considerados.
Conheça várias pessoas em conjunto e faça perguntas sobre o que pode acontecer, como evitá-lo, e o que fazer se acontecer. Tome muitas notas! Irá precisar desta valiosa ajuda muitas vezes nos passos seguintes. Tente manter uma mente aberta sobre as ideias, mas mantenha o controlo durante a sessão.

Classifique e classifique todos os riscos

P>Primeiro e acima de tudo, elimine os riscos improváveis. Uma inversão do pólo, uma queda de meteorito ou uma invasão alienígena não são riscos realistas! E depois, não há nada que se possa fazer para mitigar o seu impacto em qualquer caso…

Como segundo passo, é essencial enumerar todos os elementos de risco identificados. Não há necessidade de os pôr em ordem nesta altura. Basta listá-los um a um e depois classificá-los do mais alto para o mais baixo.

Identificar as consequências de cada risco

Da sessão de brainstorming surgiu uma lista completa de riscos, classificados do mais alto para o mais baixo. A análise desta lista permite-nos saber o que aconteceria se estes se materializassem. Cada risco está associado a um impacto directo ou indirecto, financeiro, material, humano ou outro. Ser tão específico quanto possível, especialmente em termos de atrasos nos prazos ou custos adicionais gerados por um risco financeiro.

Desenvolver estratégias de mitigação

Identificar os impactos gerados por cada risco permite implementar planos de contingência. Estes planos de mitigação ou mitigação de riscos são concebidos para reduzir a probabilidade da sua materialização ou as consequências que poderiam causar se ocorressem.
Felizmente, estas estratégias de mitigação só se aplicam a riscos baixos ou moderados. Na realidade, é possível mitigar itens de baixo impacto deslocando o agendamento de tarefas. Por exemplo, se o risco envolver um atraso numa tarefa específica (risco 4), é possível mitigar esse risco programando-o no início do projecto.

Desenvolvendo Planos de Contingência

A estratégia de contingência, ou plano de contingência, é para riscos fortes, os únicos que poderiam resultar na morte do projecto. Estes planos são construídos para tentar reduzir os seus impactos caso ocorram, mas mais importante ainda para encontrar alternativas para as tarefas afectadas. Por exemplo, se os componentes do edifício não chegaram a tempo, poderá ter de utilizar peças existentes enquanto espera pela sua entrega.

Analizar a eficácia das estratégias postas em prática

Quantos riscos puderam ser controlados? A probabilidade e o impacto foram reduzidos?
Responder a esta pergunta permitir-lhe-á avaliar se as suas estratégias de mitigação e planos de contingência são fiáveis, para que possa implementá-los directamente quando necessitar de gerir um projecto semelhante. A análise dos resultados de todos os seus esforços anteriores irá poupar-lhe muito tempo! Isto chama-se capitalização de experiência.

Monitorize os seus riscos

A fase de monitorização de riscos ao longo de todo o projecto é PRIMOR! Proporciona a oportunidade de encerrar certos riscos quando a exposição diminuiu para um nível aceitável ou o risco já não existe, mas, mais importante ainda, facilita a tomada de decisões e a capacidade de resposta. Por exemplo, quando parece que as medidas de mitigação podem não se revelar conclusivas e seria prudente planear medidas de contingência que não teriam sido desenvolvidas durante a fase de planeamento, esta fase de monitorização permitir-lhe-á reagir muito rapidamente e assim talvez salvar o seu projecto!

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