Projecto, actividade ou evento, a mesma base para o seu sucesso: o triângulo dourado da gestão! – Heurística

Organizar um evento, um projecto, uma actividade e até um jantar com amigos é como um jogo desportivo: envolve um turbilhão de acções e jogadores, bem como jogadores que devem ser bem dirigidos e coordenados de modo a proporcionar um espectáculo de qualidade, estimulante e memorável para os espectadores.

Um evento ou actividade é uma aventura criativa, animada e inovadora. Quando se trata de organizar, imaginamos muitas vezes que temos de reinventar a roda, mas é exactamente o oposto! Aqui na ÉTS, uma multiplicidade de ferramentas estão à sua disposição para lhe dar uma visão completa do seu projecto, controlo organizacional e para manter a sua organização no bom caminho com a sua intenção original.

O sucesso de um evento baseia-se no Triângulo Dourado da gestão de projectos.

Organizar um evento, um projecto, uma actividade e até um jantar com amigos é como um jogo desportivo: envolve um turbilhão de acções e jogadores, bem como jogadores que devem ser bem dirigidos e coordenados de modo a proporcionar um espectáculo de qualidade, estimulante e memorável para os espectadores.

Um evento ou actividade é uma aventura criativa, animada e inovadora. Quando se trata de organizar, imaginamos muitas vezes que temos de reinventar a roda, mas é exactamente o oposto! Aqui na ÉTS, uma multiplicidade de ferramentas estão à sua disposição para lhe dar uma visão completa do seu projecto, controlo organizacional e para manter a sua organização no bom caminho com a sua intenção original.

O sucesso de um evento baseia-se no Triângulo Dourado da gestão de projectos.

Como qualquer outra gestão de projecto, na gestão de eventos a regra do Triângulo Dourado é encontrar um equilíbrio entre os três elementos, mas o mínimo é ter dois dos três pontos para começar a planear o evento, significará trabalhar um pouco mais para encontrar com sucesso o terceiro!

Projectar as acções de acordo com o Triângulo Dourado permitir-lhe-á despertar ideias e:

  • Criar as actividades do seu evento;
  • Determinar os recursos humanos;
  • Determinar os recursos materiais;
  • Determinar os recursos financeiros;
  • Planear os comités : Partilha de áreas e responsabilidades;
  • li>Desenvolver um calendário de operações e os seus meios de controlo;

    li>Desenvolver as ferramentas para gerir as prioridades de conclusão das tarefas.

Preparar, piloto, progresso!

A dimensão de um projecto nada tem a ver com a sua importância, e o seu sucesso requer gestão de projectos, independentemente do seu âmbito. Tem de se sentar e planear COMO e QUANDO se realizarão as operações conducentes ao sucesso do evento. O método 3P: Prepare, Pilot, Progress, desenvolvido por Hugues Marchat¹, é simples, eficaz, adaptado e adaptável para a gestão de eventos.

Novos mecanismos para o apoiar e realizar os seus eventos de estudantes em ÉTS

Mais de 900 eventos são realizados anualmente em ÉTS, tanto por membros da comunidade universitária da Escola como por pessoas externas que alugam as nossas instalações. Tornou-se necessário fornecer um quadro preciso para a organização de eventos para assegurar o bom funcionamento das actividades na Escola, bem como o sucesso dos eventos.

Para ajudar e facilitar a tarefa das pessoas de recurso do ÉTS que apoiam os estudantes nos seus esforços, foram instituídos mecanismos internos com o único objectivo de “fazer melhor” com os recursos actuais para satisfazer a procura crescente de eventos no campus.

O formulário de pedido de autorização para organizar uma actividade estudantil (www.etsmtl.ca/projets-evene…) é agora o primeiro passo a ser dado ao organizar um evento no ÉTS. Por actividade estudantil, ÉTS significa qualquer actividade de clubes, grupos ou comités de estudantes acreditados pela ÉTS, ou qualquer actividade resultante de uma iniciativa de um estudante actual, que:

  • Tem lugar num dos espaços comuns da ÉTS;
  • Chamada os vários serviços da ÉTS;
  • Requer recursos da ÉTS.

Este pedido deve ser enviado com os seguintes prazos mínimos para que possamos fazer os pedidos de licença necessários, se aplicável:

  • Com licença de bebidas ou licença alimentar: oito semanas
  • Sem licença de bebidas: seis semanas

O tempo de processamento é de dez dias úteis. A autorização para realizar uma actividade estudantil é sempre concedida sujeita aos recursos disponíveis no ÉTS e ao cumprimento dos vários regulamentos em vigor.

Em suma, para aceder ao formulário de autorização para a organização de uma actividade estudantil, visite www.etsmtl.ca/projets-evene….

Nota que esta secção web será melhorada com ferramentas de gestão de eventos nos próximos meses.

Se desejar mais informações sobre gestão de eventos, os Serviços Estudantis estão aqui para o apoiar!

¹ Hugues Marchat. 2010. Le kit du chef de projet, 4ª edição. Groupe Eyrolles, Éditions d’Organisation.

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