Relatório de despesas desmaterializado: quais são as vantagens?

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A gestão de despesas é sem dúvida um dos processos mais demorados nos negócios, que muitas vezes se transforma num pesadelo e mobiliza vários recursos. É portanto imperativo optimizar e racionalizar esta tarefa que invade a vida quotidiana da sua empresa. Actualmente, existem soluções automatizadas que podem optimizar este processo. Descubra a seguir as vantagens do relatório de despesas desmaterializado!

Relatório de despesas desmaterializado: porque é absolutamente necessário utilizar uma solução dedicada?

Ainda empresa é levada a incorrer em despesas para assegurar a continuidade da sua actividade e dos seus processos empresariais. Muitas vezes, são os empregados que incorrem em despesas a partir dos seus orçamentos pessoais, e a empresa é obrigada a reembolsá-los pelas quantias incorridas. Contudo, este processo é frequentemente complexo e muito dispendioso para a empresa.

De facto, verifica-se que a gestão de relatórios de despesas contém custos ocultos muito maiores. A maioria das empresas considera que o único custo dos relatórios de despesas, é o montante gasto pelos seus empregados, e que estes devem ser reembolsados, e não têm em conta outros custos que não afectam directamente o fluxo de caixa.

A gestão ineficaz dos relatórios de despesas cria uma enorme perda económica para as empresas. Representa também uma perda de tempo, um elevado risco de fraude, e IVA incorrectamente recuperado. O arquivamento físico das receitas também gera um enorme risco de reparação por parte da Urssaf e tudo isto só pode diminuir o desempenho da empresa na sua actividade principal.

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Hoje em dia, cada vez mais empresas estão a optar por uma solução dedicada à gestão de relatórios de despesas para desmaterializar este processo moroso.

Uma solução inteligente de gestão de relatórios de despesas revela-se a melhor alternativa para reduzir estes custos e poupar tempo para a empresa, e isto transformando várias etapas deste processo para o automatizar.

Descobre no seguinte as vantagens do relatório de despesas desmaterializado.

Uma fonte de poupança para a empresa

De acordo com um estudo realizado pelo HRS e a fundação GBTA, o processamento de um relatório de despesas custa à empresa 53 euros, o equivalente a 20 minutos de tempo de um empregado. Além disso, em média 1 em cada 5 relatórios de despesas contém um erro que, consequentemente, resulta numa perda adicional de 48 euros, o equivalente a 18 minutos.

Como resultado, a desmaterialização de todo o processo através da implementação de uma solução de gestão de relatórios de despesas representa uma fonte significativa de poupança para a sua empresa.

Como pode a desmaterialização impedir uma empresa de perder tanto dinheiro?

Aqui estão os passos para a gestão manual de despesas e recibos:

  • Entrada manual no Excel
  • Transmissão do relatório de despesas para validação aos vários departamentos de controlo
  • Verificação de despesas de acordo com a política de reembolso estabelecida
  • Mudanças de erros e de excessos
  • Arquivamento de recibos em papel

Todo este processo manual é demorado, demorado, e também muito caro. É por isso que se torna necessário adoptar um software de gestão de relatórios de despesas a fim de optimizar e automatizar todo este processo.

Uma considerável poupança de tempo para a empresa

É um facto, a gestão manual de relatórios de despesas implica uma considerável perda de tempo e isto, em cada etapa do processo. O relatório de despesas desmaterializado reduz o tempo gasto neste processo a todos os níveis: desde a fase de criação até à transmissão das despesas, todas as etapas são optimizadas e requerem pouca intervenção.

Ao adoptar a desmaterialização, a equipa financeira deixa de perder tempo no controlo das despesas: não é necessária uma dupla verificação, são evitados erros, perdas, bem como tentativas de fraude, graças à centralização dos dados e à automatização do input. O trabalho do departamento de contabilidade também é simplificado: é possível exportar os dados e reintegrá-los directamente no software de produção contabilística, evitando assim a dupla entrada de dados.

Simpler gestão de despesas

Bem-vindo a uma solução de desmaterialização dos relatórios de despesas, os vários departamentos envolvidos no controlo de despesas podem agora aceder facilmente às várias despesas incorridas.

Uma solução de relatório de despesas automatizado permite-lhe centralizar todos os dados importantes relacionados com as despesas empresariais, e deve utilizá-la para o ajudar a melhorar a conformidade das despesas que reembolsa. Detecções duplicadas, controlos automáticos de política de despesas, módulo de análise comparativa de BI entre empregados, unidades, entidades, processamento automático do IVA recuperável: estas são apenas algumas das características que uma solução como Expensya oferece.

Uma solução baseada na nuvem também permite estudar de perto os diferentes itens de despesa e optimizar os orçamentos reservados para despesas empresariais. Também é possível implementar novas regras de despesas, ou negociar ofertas com certos fornecedores.

Um fluxo de validação mais simples

Uma solução de gestão automatizada de relatórios de despesas adapta-se aos processos da sua empresa, permitindo-lhe gerir o seu fluxo de validação na Nuvem e assim facilitar, a transmissão das despesas dos seus empregados, a sua validação e a sua integração na contabilidade. Mas como cada empresa tem os seus próprios processos, verifique o quanto pode configurar os seus fluxos de validação (por hierarquia? por projecto? por montante?) e o número de níveis de validação que pode configurar.

Desta forma, os validadores são automaticamente notificados assim que lhes é enviado um relatório de despesas para validação. Isto dá-lhes mais visibilidade sobre as despesas dos seus empregados, reduz o tempo gasto na aprovação e porá fim aos atrasos de reembolso que tendem a arrastar-se com a tradicional gestão de relatórios de despesas.

Um armazenamento digital legal e seguro

O decreto de 22 de Março de 2017 alterou o jogo em termos de arquivamento de recibos em papel e marca a entrada em vigor do arquivamento digital com valor probatório. De facto, esta nova lei estipula que o arquivamento em papel já não é obrigatório, e o armazenamento de recibos de despesas em formato digital é agora permitido. Assim, todos os recibos em papel digitalizados através de uma solução que cumpre as normas têm valor probatório e retêm o mesmo valor legal dos recibos em papel.

O arquivo desmaterializado dos recibos assegura a durabilidade dos recibos e reduz os riscos de alteração e perda. De facto, a empresa já não é obrigada a realizar o arquivamento físico, e armazena os seus recibos num servidor electrónico.

No final do dia, desmaterializar este processo que é tão demorado e representa uma tarefa sem valor acrescentado para todos os empregados, pode ser a melhor alternativa.

Uma solução para desmaterializar o relatório de despesas facilita a gestão das despesas e orçamentos de cada departamento, simplifica a transferência e validação, acelera o reembolso e finalmente protege o ambiente, limitando o uso de papel.

Não hesite em testar a solução Expensya gratuitamente durante 30 dias sem qualquer compromisso e descubra a gestão desmaterializada de relatórios de despesas!

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